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¿Qué es un ERP? |
Un sistema de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning) es un software de gestión que integra y automatiza las distintas áreas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Un ERP se caracteriza por estar compuesto por diferentes partes integradas en un único software. Estas partes son, por ejemplo: ventas, compras, logística, tesorería, contabilidad, fabricación, gestión de proyectos, etc. Por tanto, un software ERP es la integración de todas estas partes. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otro software de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP cuando un software tan sólo integra una pequeña parte de los procesos de negocio, por ejemplo: Contabilidad.
Un software ERP permite "Disponer de toda la información para todo el mundo todo el tiempo". |
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¿Cuales son los inconvenientes del software a medida? |
Si su empresa no se fabrica sus propios lápices, mesas, armarios, coches, ordenadores,… ¿Por qué quiere hacerse entonces su ERP a medida?.
Lo primero que tiene que pensar es que su empresa no es única, aunque todas las empresas tienen sus particularidades. A partir de ahí, un sistema hecho a medida tiene un coste de mantenimiento más alto y un alto riesgo.
Si un software se ha realizado a medida de nuestros deseos y hace lo que nosotros hemos querido, no hay duda de nuestro estado de satisfacción en sus resultados. Pero no nos engañemos, estamos ante un sentimiento personal de nuestra propia capacidad de inventiva, en un innumerable número de inconvenientes:
- Se compra algo que no se “ve” hasta no estar terminado.
- El resultado depende de nuestra propia capacidad en saber pedir al programador, la propia y limitada visión de nuestra empresa, el conocimiento del programador, su capacidad para entender los que se le pide y su propia interpretación de las cosas.
- Aplicaciones de difícil presupuesto y de fácil conflicto económico entre cliente y proveedor.
- Los análisis de las necesidades son breves o no existen.
- No suelen intervenir especialistas en cada materia.
- Suelen ser programas de un único desarrollador personal al que queda condicionado su mantenimiento, en su individual conocimiento del producto. Existe un mayor riesgo asociado en la concentración de ese conocimiento en pocas personas.
- Tiempos de desarrollo de producto final excesivamente largos.
- Las pruebas solo las sufre el propio usuario y en unas únicas condiciones.
- Los errores suelen ser muy comunes.
- Utilizan herramientas de desarrollo sencillas que no requieran grandes inversiones.
- Son aplicaciones que no se acaban nunca. Se sabe el comienzo, pero no su fin.
- No se documentan por su alto coste.
- Dificultad para incluir nuevas funcionalidades sobre la base de un coste inclusive y una falta de documentación interna de los procesos.
- Falta de integración e integridad, con tendencia a crear islas de información.
- Coste muy alto en relación precio / prestaciones.
- Poco vistosas y poco cuidadas, por el coste económico del tiempo.
- Hacen lo que se ha pedido, sin aprovechar ningún recurso, ni controles excesivos que requieran invertir más tiempo del presupuestado. Prima el tiempo de realización.
- Cualquier futuro cambio tecnológico, legislativo o mejora es de coste individual.
- Coste individual de mantenimiento correctivo.
- Precisan de un mayor conocimiento del sistema, al no contemplar recursos específicos ajenos a la solución pedida.
- La inversión se empieza a amortizar mucho mas tarde.
- Se implanta de forma improvisada e informal a medida que se va realizando.
- Suelen ser aplicaciones sin gran número de controles en la entrada de datos, lo que por un lado, no da garantías en los resultados estadísticos y por otra lado, el personal usuario se mal acostumbra a la falta de control, eso dificulta mas todavía la incorporación de un ERP, con alto control de datos. |
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¿Cuales son las ventajas de un ERP estándar? |
Los avances técnicos en informática son tan rápidos y tan amplios que en el tiempo de un desarrollo complejo como es el de un ERP, la tecnología empleada en su inicio, es diferente en prestaciones antes de acabarlo. La obsolescencia es muy rápida.
Los departamentos de informática de las empresas usuarias han cambiado sus planteamientos. Han pasado de realizar aplicaciones permanentemente inacabadas, a utilizar productos estándares del mercado, sobre los que solo se realizan los complementos necesarios. Dedican un mayor tiempo a que los usuarios finales, utilicen correctamente los recursos aportados.
En consecuencia una aplicación estándar conlleva entre otras muchas, las siguientes ventajas:
- Se puede “ver“, antes de comprar.
- Suprime las necesidades de análisis y errores de planteamientos.
- Elimina el tiempo de desarrollo y los errores de programación.
- Implantación más rápida y con menores incidencias.
- Mucho más vistosas y ricas en prestaciones.
- Mayor aprovechamiento de los recursos propios.
- Menor coste en la futura actualización de la tecnología de la empresa.
- Mejor relación precio / prestaciones.
- Dota a la empresa de herramientas y controles de altísimo coste.
- Aportan amplia documentación al usuario en una mayor facilidad de aprendizaje.
- Suelen aprovechar los recursos del hardware, sistema operativo y base de datos.
- Liberan al personal informático de la empresa, en tareas más necesarias, como complementar el aplicativo, aportar nuevos informes, vigilar la utilización de los usuarios, administrar el sistema.
- El constructor aporta nueva experiencia a la empresa.
- En su desarrollo, prima el resultado a obtener sobre el tiempo a invertir.
- Van mucho más lejos de lo que requería la propia empresa, en soluciones y análisis de un equipo de especialistas en cada materia.
- Aplicaciones probadas y en uso por otros usuarios.
- Amortización más rápida en una menor inversión.
- Suelen ser aplicaciones con alto control de los datos de entrada, lo que aporta garantías en la fidelidad de la información estadística.
- Solución de futuro a largo plazo. |
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¿Cuáles son los objetivos principales de un ERP? |
Los principales objetivos de un software de gestión ERP son:
1. Optimizar los procesos de la empresa.
2. Ofrecer información segura, precisa y rápidamente (integridad de datos).
3. Compartir información entre todas los departamentos y componentes de la organización.
4. Eliminar datos y operaciones que ya no son necesarias.
5. Reducir tiempos y costes de los procesos.
Prácticamente todas las empresas que tengan un cierto grado de complejidad en sus procesos de negocio y que precisen mejorar la eficacia de los mismos, necesitan un software ERP como fórmula para garantizar su competitividad. |
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¿Cuales son sus costes? |
En toda implantación de un ERP incurren por lo general tres tipos básicos de coste:
Coste del Hardware:
El coste Hardware dependerá, por lo general, del grado de fiabilidad deseado y no del ERP que se elija (optamos por hardware de marca o clónico) y capacidad del sistema (velocidad, almacenamiento, número de usuarios que se conectarán, etc.).
Coste de Licencias:
El coste de Licencias es uno de los más importantes porque de él depende el grado de automatización y funcionalidades que se pueden implantar, debe cubrir las necesidades presentes y futuras y porque una vez elegido, deberemos trabajar con él varios años para amortizar su implantación. Además, también hay que tener en cuenta, los posibles costes de Licencias de software base como puede ser la base de datos con la que trabaja el ERP.
Coste de Implantación:
El coste de Implantación va a depender, fundamentalmente, de la cantidad de funcionalidades que se deseen implantar. A mayor grado de funcionalidades, mayor nivel de automatización y organización alcanzará su empresa. A todo esto hay que añadirle:
- ¿Quiere migración de datos?.
- ¿Se requieren desarrollos adicionales?.
- ¿Y los diseños de impresos, documentos o listados?.
Además, tenga en cuenta que:
-Cuanto mayor es la edad de los empleados, más tiempo tardan en asimilar y aceptar nuevos conceptos.
-Cuanto menor es la disponibilidad de los empleados, más fragmentada es la formación. La falta de continuidad ralentiza los procesos.
-Cuanto mayor es el bagaje cultural de las personas, más fácil resulta la comunicación con éstas. |
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¿Cómo implantar un ERP? |
La implantación de un ERP supone una revolución en todos sus aspectos. Cuando muchos responsables deciden implantar un ERP en su empresa, no lo hacen por convencimiento, pensando en las ventajas que un ERP puede aportar, sino por necesidad competitiva. Es importante señalar que los principales frenos a la implantación de un ERP no son el coste, el tiempo de implantación, los cambios en los procesos y en la organización, sino que son factores culturales, miedo al cambio y al fracaso.
Ante todo, se debe ser consciente que habrá cambios entre el nuevo ERP y el antiguo, sobretodo en la apariencia, pero seguramente también notará mejoras que beneficiarán a su empresa. Es posible que tenga que sacrificar ciertas cosas que puede considerar imprescindibles para su empresa y que con el nuevo ERP, o bien no se pueden hacer por ser innecesario o porque se tengan que hacer de otra manera. Tendrá que aprender a escuchar a los consultores que posiblemente tengan una mayor experiencia en la organización de empresas similares a la suya, y que por lo tanto suelen aportar nuevas ideas.
Para garantizar el éxito, la implantación de un ERP se debe fraccionar en varias fases, primero se implanta lo fundamental y luego se mejora:
Fase Inicial: En donde se explica y forma en la operatoria de como funciona el ERP, de esta forma el cambio que sufre la empresa es paulatino y menos brusco, disminuyendo el temor.
Fase de Mejora: Esta fase va más allá e implanta un nueva forma de hacer las cosas, no por que se hagan mal, sino porque con el nuevo ERP se pueden hacer mejor. En definitiva, se trata de hace una reingeniería de procesos cuyo objetivo es adaptar la empresa a los nuevos modelos de negocio. |
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¿Por qué SOFINSA? |
SOFINSA es un producto 100% propiedad de Grupo CIM SOFINSA, empresa con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de soluciones de gestión empresarial.
Las mejoras y nuevas funcionalidades son fruto de las aportaciones del personal de Grupo CIM SOFINSA y sugerencias de nuestros clientes.
SOFINSA es flexible, interactivo y sencillo de usar. Todos los módulos siguen la misma filosofía de funcionamiento. Es posible incluso que cada usuario realice su propia personalización para disponer sólo de la información que el necesita y eliminar la innecesaria. |
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